DIGITALE BELEGE · SELBSTSTÄNDIGE · ÖSTERREICH
Digitale Belegverwaltung für dein Unternehmen
Rechnungen aus fünf Portalen, Werbebelege von Meta und Google, Abo-Rechnungen per Mail — und jeden Monat derselbe Klick-Marathon. Wir richten dir eine digitale Belegverwaltung ein, die deine Belege automatisch abholt, der Buchhaltung zuordnet und 7 Jahre revisionssicher archiviert. Du suchst nichts mehr, du druckst nichts mehr, und dir geht kein Vorsteuerabzug mehr verloren.
Für Gründer:innen, EPU und Selbstständige in ganz Österreich — Einrichtung plus laufende Betreuung, 100 % remote.
DIE KURZE ANTWORT
Digitale Belegverwaltung heißt: Deine Eingangs- und Ausgangsbelege werden automatisch abgeholt, den Buchungen zugeordnet und 7 Jahre digital archiviert. § 132 BAO erlaubt das ausdrücklich, solange die vollständige, inhaltsgleiche Wiedergabe jederzeit möglich ist — Papierordner brauchst du nicht mehr. Wir richten den Workflow für dein Unternehmen ein und betreuen ihn laufend.
ÜBER MICH
Dein Steuerkumpel.
Steuerberater in Österreich – und nah genug dran an Gründer:innen und Selbstständigen, um zu wissen, wo es am Anfang wirklich klemmt. Ich mag Ordnung, und „Kumpel" ist der Beruf geworden, weil gute Beratung auf Augenhöhe passiert: Du sollst nicht nur unterschreiben, du sollst verstehen.
Willst du wissen, ob wir zusammenpassen? Der erste Call kostet dich nur 30 Minuten. Mehr über mich →
Belegchaos kostet dich Zeit, Nerven — und bares Geld
„Ich lade jeden Monat händisch dutzende Rechnungen aus dem Amazon-Portal — das kostet mich einen halben Tag."
„Bei der letzten UVA hat der Beleg für eine große Werbe-Rechnung gefehlt, und der Vorsteuerabzug war futsch."
„Ich habe keine Ahnung, ob meine PDF-Ablage in der Dropbox überhaupt der Aufbewahrungspflicht entspricht."
Papierlose Buchhaltung: Deine Belege kommen von selbst.
Wir verbinden deine Shops, Marktplätze und Zahlungsanbieter mit einem automatischen Belegabruf, der neue Rechnungen einsammelt und der Buchhaltung zuordnet. Was übrig bleibt, fotografierst du in Sekunden per App. Das Archiv erfüllt die 7-jährige Aufbewahrungspflicht komplett digital — ganz ohne Ordnerwand.
WAS DU BEKOMMST
Was digitale Belegverwaltung mit uns konkret bedeutet
Belege kommen automatisch
Amazon-Gebührenrechnungen, Stripe- und PayPal-Invoices, Shopify-Abo, Meta- und Google-Ads-Belege: Wir binden deine Portale an, damit neue Rechnungen von selbst in der Buchhaltung landen — kein monatlicher Download-Marathon mehr. Wie das mit Stripe, PayPal & Co zusammenspielt, zeigt unsere Buchhaltung für Zahlungsanbieter.
Revisionssicher 7 Jahre archiviert
§ 132 BAO erlaubt die rein digitale Aufbewahrung, wenn die vollständige, geordnete und inhaltsgleiche Wiedergabe jederzeit gewährleistet ist. Genau so bauen wir dein Archiv: durchsuchbar, nachvollziehbar dokumentiert und 7 Jahre sicher — den Papierordner kannst du dir sparen.
Nahtlos in die laufende Buchhaltung
Belege sammeln allein bringt nichts — sie müssen zur Buchung passen. Jeder abgeholte Beleg wird der richtigen Transaktion zugeordnet, damit UVA und Jahresabschluss sauber aufgehen. Die Basis dafür liefert unsere Buchhaltung für Unternehmen.
Jederzeit prüfungsbereit
Kommt die Betriebsprüfung, exportieren wir die angeforderten Belege in Minuten statt Wochen — sortiert nach Zeitraum und Konto. Wie du dich zusätzlich vorbereitest, liest du im Ratgeber Betriebsprüfung in der Selbstständigkeit vorbereiten.
So läuft's ab
- 01
Kennenlern-Call buchen
Wir schauen uns gemeinsam an, wo deine Belege heute entstehen: Shop, Marktplätze, Zahlungsanbieter, Werbekonten, Software-Abos. Danach bekommst du ein Fixpreis-Angebot schriftlich — du weißt vorher, was es kostet.
- 02
Belegquellen anbinden
Wir richten den automatischen Abruf ein: Amazon (Tax Document Library), Stripe, PayPal, Shopify, Werbeportale und mehr. Dazu kommen Zuordnungsregeln, damit jeder Beleg gleich am richtigen Konto landet, plus eine App für spontane Papierbelege.
- 03
Papierlos laufen lassen
Ab jetzt fließen deine Belege monatlich automatisch in die Buchhaltung, das 7-Jahre-Archiv läuft im Hintergrund mit. Du bekommst von uns Bescheid, wenn irgendwo ein Beleg fehlt — nicht erst, wenn das Finanzamt fragt.
Aufbewahrungsfristen für Selbstständige in Österreich
| Unterlagen | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Belege, Rechnungen, Bücher & Aufzeichnungen | 7 Jahre | § 132 BAO |
| OSS-/IOSS-Aufzeichnungen (EU-Fernverkauf) | 10 Jahre | Art. 63c EU-DVO 282/2011 |
| Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken | 22 Jahre | § 18 Abs. 10 UStG |
| Unterlagen in anhängigen Abgaben- oder Gerichtsverfahren | bis Verfahrensende | § 132 Abs. 1 BAO |
Die Frist beginnt jeweils mit Ende des Kalenderjahres, für das der Beleg gilt. Digitale Archivierung ist zulässig, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe jederzeit gewährleistet ist (§ 132 Abs. 2 BAO).
TOOL-TIPP FÜR GRÜNDER:INNEN
Belege sammeln, bevor sie zum Problem werden
REWOLA – Buchhaltung für Selbstständige
Woran die meisten Gründungen steuerlich scheitern, ist selten die große Entscheidung – es ist das laufende Sammeln. Mit REWOLA werden Belege automatisch erfasst, du schreibst deine Rechnungen direkt in der Software und deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist jederzeit aktuell. Entwickelt für Österreich und darauf ausgelegt, dass Steuerberater direkt mitarbeiten können.
KUMPEL-TIPP
Amazon legt deine Gebühren- und Provisionsrechnungen in der Tax Document Library im Seller Central ab — meist schon in den ersten Tagen des Folgemonats. Richte den automatischen Abruf so ein, dass er bis zum 10. des Folgemonats durchläuft: Dann sind alle Belege verbucht, lange bevor die UVA am 15. des zweitfolgenden Monats fällig wird. Und prüfe einmal pro Quartal stichprobenartig fünf Belege gegen die Buchhaltung — so fällt eine abgerissene Portal-Anbindung sofort auf und nicht erst als Lücke im 7-Jahre-Archiv.
Häufige Fragen zu Digitale Belegverwaltung & Aufbewahrungspflicht
Muss ich meine Belege in Österreich noch auf Papier aufbewahren?
Nein. § 132 Abs. 2 BAO erlaubt ausdrücklich die Aufbewahrung auf Datenträgern, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ende der Frist jederzeit gewährleistet ist. Gescannte Papierbelege darfst du danach grundsätzlich vernichten — nur wenige Sonderfälle wie Urkunden mit Originalcharakter hebst du im Original auf.
Wie lange müssen Selbstständige Rechnungen und Belege aufbewahren?
Grundsätzlich 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (§ 132 BAO). Für OSS- und IOSS-Aufzeichnungen gelten EU-weit 10 Jahre, für Unterlagen zu Grundstücken sogar 22 Jahre. Alle Details und Sonderfälle findest du in unserem Lexikon zur Aufbewahrungspflicht.
Was passiert, wenn bei einer Betriebsprüfung Belege fehlen?
Dann wird es teuer: Ohne Beleg streicht der Prüfer den Vorsteuerabzug und kann Betriebsausgaben kürzen. Sind die Aufzeichnungen insgesamt lückenhaft, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen nach § 184 BAO schätzen — oft inklusive Sicherheitszuschlag. Ein vollständiges digitales Archiv ist deine beste Versicherung dagegen.
Reicht ein Kontoauszug oder ein Screenshot als Beleg für den Vorsteuerabzug?
Nein. Für den Vorsteuerabzug brauchst du eine Rechnung mit allen Merkmalen des § 11 UStG — bis 400 Euro brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung mit vereinfachten Angaben. Ein PDF-Original ist dabei vollwertig, ein Screenshot der Bestellbestätigung oder der Kontoauszug allein aber nicht. Genau deshalb holt unser Workflow die echten Rechnungen direkt aus den Portalen.
Deckt die digitale Belegverwaltung auch die Abstimmung meiner Amazon-Auszahlungen ab?
Nein, das ist ein eigener Arbeitsschritt: Die Belegverwaltung sammelt deine Eingangsrechnungen, während die Auszahlungen von Amazon & Co zusätzlich in Umsätze, Gebühren, Erstattungen und Einbehalte zerlegt werden müssen. Beides greift ineinander — den zweiten Teil übernimmt unsere Kontoabstimmung.
Was kostet digitale Belegverwaltung beim Steuerberater?
Die Tool-Kosten für den automatischen Belegabruf liegen meist im niedrigen zweistelligen Euro-Bereich pro Monat, abhängig von der Anzahl deiner Portale. Unser Honorar für Einrichtung und laufende Betreuung bekommst du als Fixpreis schriftlich nach dem Erstgespräch — keine Stundenüberraschungen. Die Zeitersparnis gegenüber dem händischen Belege-Sammeln rechnet sich in der Regel ab dem ersten Monat.
Schluss mit Belege suchen — mach deine Buchhaltung papierlos
30 Minuten · online oder telefonisch · danach weißt du, woran du bist.