STEUER-LEXIKON
Aufbewahrungspflicht
auch: Belegaufbewahrung, Aufbewahrungsfrist, § 132 BAO, 7-Jahres-Frist
DEFINITION
Die Aufbewahrungspflicht (§ 132 BAO) verpflichtet Unternehmer, Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Rechnungen sieben Jahre lang aufzubewahren – gerechnet ab dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Für Unterlagen zu Grundstücken (Vorsteuerberichtigung) gelten bis zu 22 Jahre. Elektronische Belege sind zulässig, müssen aber jederzeit vollständig und lesbar bleiben.
Die 7-Jahres-Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, für das die Unterlagen gelten. Belege aus 2026 musst du also bis Ende 2033 aufheben. Betroffen sind Bücher, Aufzeichnungen, Inventuren, Jahresabschlüsse, Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie alle Belege, die deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung stützen.
Länger gilt es in Sonderfällen: Bei Grundstücken und Immobilien verlängert sich die Frist wegen der möglichen Vorsteuerberichtigung auf bis zu 22 Jahre. Und solange Unterlagen für ein anhängiges Verfahren – etwa eine laufende Betriebsprüfung oder Beschwerde – relevant sind, dürfen sie nicht vernichtet werden.
Digital ist erlaubt und heute Standard: Elektronische Rechnungen, Scans und Datenexporte gelten, sofern sie vollständig, geordnet und jederzeit lesbar wiedergegeben werden können. Für Onlinehändler heißt das konkret: Amazon-Reports, PayPal-/Stripe-Auszüge und Plattform-Abrechnungen gehören revisionssicher archiviert, nicht nur im Händler-Login, das irgendwann Daten löscht.
FÜR DICH HEISST DAS
Verlass dich nicht darauf, dass Amazon, Stripe oder PayPal deine Reports ewig vorhalten – lade sie regelmäßig herunter und archiviere sie sieben Jahre lang. Wir zeigen dir, welche Belege zwingend gebraucht werden und wie du sie sauber ablegst: Buchhaltung Onlineshop.
Häufige Fragen zu Aufbewahrungspflicht
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Grundsätzlich sieben Jahre ab Ende des jeweiligen Kalenderjahres (§ 132 BAO). Bei Grundstücken bis zu 22 Jahre, bei anhängigen Verfahren so lange sie relevant sind.
Reichen digitale Belege aus?
Ja. Elektronische Rechnungen und Scans sind zulässig, wenn sie vollständig, geordnet und jederzeit lesbar wiedergegeben werden können.
Muss ich Amazon- und PayPal-Reports selbst archivieren?
Ja. Plattformen löschen Daten nach einiger Zeit. Lade Settlement-Reports und Zahlungsauszüge regelmäßig herunter und bewahre sie sieben Jahre revisionssicher auf.
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