E/A-Rechnung für Onlinehändler erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung 2026

Was die E/A-Rechnung ist — und wer sie nutzen darf

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die einfachste Form der Gewinnermittlung in Österreich: Du stellst alle Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenüber — und zwar nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip. Zählt, wann das Geld tatsächlich am Konto ankommt oder abgeht, nicht wann du die Rechnung schreibst. Kein doppeltes Verbuchen, keine Bilanz, keine Inventur zum Stichtag (eine Bestandsaufnahme deines Lagers schadet trotzdem nie).

Nutzen dürfen sie Einzelunternehmer und Personengesellschaften bis 700.000 Euro Jahresumsatz. Überschreitest du die Grenze zweimal hintereinander (oder einmal über 1 Mio. Euro), rutschst du in die Bilanzierungspflicht. Eine GmbH oder FlexKapG muss immer bilanzieren — egal wie klein der Shop ist.

Ob die E/A-Rechnung für deinen Shop überhaupt die richtige Gewinnermittlung ist oder ob sich der Wechsel zur Bilanz (oder GmbH) lohnt, klären wir ausführlich im Ratgeber E/A-Rechnung oder Bilanz im Onlinehandel. Hier geht es ums Handwerk: Wie du sie konkret erstellst.

Vorbereitung: Das brauchst du, bevor du anfängst

Aus meiner Praxis mit Onlinehändlern: 80 % des Aufwands entsteht nicht beim Rechnen, sondern beim Zusammensuchen. Leg dir deshalb vorher zurecht:

• Getrenntes Geschäftskonto: Wenn Privat- und Geschäftszahlungen auf einem Konto laufen, verdoppelt sich der Aufwand. Falls noch nicht geschehen — jetzt einrichten, nicht erst zum Jahresende.
• Alle Plattform-Reports: Amazon Settlement Reports, Shopify-Payouts, Stripe- und PayPal-Abrechnungen, Etsy-Statements — als CSV oder PDF, lückenlos fürs ganze Jahr.
• Eingangsrechnungen: Wareneinkauf, Verpackung, Software-Abos, Werbekosten (Meta, Google Ads), Versanddienstleister. Digital in einem Ordner pro Monat reicht völlig.
• Bankauszüge: Komplett, als Abgleichsbasis. Jede Einnahme und Ausgabe muss sich am Konto wiederfinden lassen.
• Anlagenverzeichnis: Laptop, Kamera, Lagerregale — alles über 1.000 Euro netto wird über die Nutzungsdauer abgeschrieben, nicht sofort abgesetzt.

Ein Tipp aus Erfahrung: Wer das monatlich in 1–2 Stunden pflegt, braucht im Frühjahr einen Nachmittag für die E/A-Rechnung. Wer alles auf einmal macht, sitzt ein Wochenende — und übersieht Betriebsausgaben, die bares Geld wert wären.

Schritt für Schritt: So erstellst du die E/A-Rechnung

1. Betriebseinnahmen erfassen. Alle Zuflüsse des Jahres: Verkaufserlöse (brutto aufgeschlüsselt, siehe nächster Abschnitt), Erstattungen, eventuell private Nutzungsentnahmen. Maßgeblich ist das Zuflussdatum am Konto — eine Dezember-Bestellung, die Amazon erst im Jänner auszahlt, gehört grundsätzlich ins neue Jahr.
2. Betriebsausgaben erfassen und kategorisieren. Wareneinsatz, Plattform- und Zahlungsgebühren, Versand, Werbung, Software, SVS-Beiträge, Steuerberatung, anteilige Homeoffice-Kosten. Gruppiere sie gleich nach den Kennzahlen des Formulars E1a — das erspart dir späteres Umsortieren.
3. Umsatzsteuer sauber behandeln. Als regelbesteuerter Händler kannst du brutto (USt als Einnahme/Ausgabe mitführen) oder netto verbuchen — wichtig ist nur: konsequent eine Methode. Kleinunternehmer bis 55.000 Euro brutto rechnen ohnehin ohne USt. Die laufende UVA ist davon unabhängig und läuft parallel weiter.
4. Abschreibungen ansetzen. Wirtschaftsgüter über 1.000 Euro netto kommen ins Anlagenverzeichnis und werden über die Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben (Laptop z. B. 3 Jahre). Darunter: sofort als geringwertiges Wirtschaftsgut absetzbar.
5. Gewinnfreibetrag nicht vergessen. Der Grundfreibetrag von 15 % steht dir bis 33.000 Euro Gewinn automatisch zu — ohne Investition, ohne Antragstress. Bei 30.000 Euro Gewinn sind das 4.500 Euro weniger Bemessungsgrundlage. Ich sehe regelmäßig selbst erstellte Erklärungen, in denen genau dieser Posten fehlt.
6. Gewinn ermitteln und ins E1a eintragen. Einnahmen minus Ausgaben minus Abschreibung minus Gewinnfreibetrag = steuerlicher Gewinn. Den überträgst du in die Beilage E1a zur Einkommensteuererklärung E1 und schickst beides über FinanzOnline ab.

Die Onlinehändler-Falle: Der Payout ist nicht deine Einnahme

Der mit Abstand häufigste Fehler, den ich bei Selbermachern sehe: Es wird einfach die Amazon- oder Shopify-Auszahlung als Einnahme erfasst. Klingt logisch — ist aber falsch und kostet dich doppelt.

Der Payout ist ein Saldo: Bruttoerlöse minus Verkaufsgebühren, FBA-Gebühren, Werbekosten, Retouren, einbehaltene Reserven. Richtig ist: Bruttoerlöse als Einnahme, Gebühren als Ausgabe — getrennt ausgewiesen. Nur so stimmt deine Umsatzsteuer-Basis, nur so kannst du bei B2B-Gebühren von Amazon & Co. das Reverse-Charge-Verfahren korrekt abbilden, und nur so erkennt das Finanzamt bei einer Prüfung ein sauberes Bild.

Ein Zahlenbeispiel: 10.000 Euro Bruttoerlöse, 3.200 Euro Gebühren, 6.800 Euro Auszahlung. Wer nur die 6.800 Euro erfasst, weist zu wenig Umsatz aus (Problem bei der USt und bei der Kleinunternehmergrenze!) und verschenkt gleichzeitig 3.200 Euro Betriebsausgaben. Wie die Aufschlüsselung konkret funktioniert, zeigen wir im Ratgeber Amazon-Payout richtig verbuchen — und wenn du mehrere Zahlungsanbieter parallel nutzt, hilft dir unsere Buchhaltung für Zahlungsanbieter.

Fristen, Formulare und Aufbewahrung im Überblick

Die Quotenregelung ist einer der unterschätzten Vorteile einer steuerlichen Vertretung: Als vertretener Unternehmer bekommst du automatisch deutlich längere Abgabefristen — das nimmt gerade im ersten Jahr enorm viel Druck raus. Und denk an die Aufbewahrungspflicht: 7 Jahre gelten auch für Plattform-Reports und CSV-Exporte. Lade sie dir laufend herunter — Amazon stellt ältere Reports irgendwann nicht mehr bereit, und bei einer Prüfung ist das dann dein Problem, nicht das von Amazon.

Die 5 häufigsten Fehler aus der Praxis

• Payouts statt Bruttoerlöse erfasst — siehe oben. Fehler Nummer eins, mit Abstand.
• Zufluss-Prinzip ignoriert: Rechnungen nach Rechnungsdatum statt Zahlungsdatum erfasst. Bei der E/A-Rechnung zählt der Geldfluss.
• Gewinnfreibetrag vergessen: 15 % Grundfreibetrag gibt es automatisch — aber nur, wenn er im E1a auch eingetragen ist.
• SVS-Beiträge nicht abgesetzt: Deine SVS-Zahlungen sind Betriebsausgaben. Gleichzeitig gilt: Der ermittelte Gewinn ist die Basis für die SVS-Nachbemessung — plane die Nachzahlung ein, statt dich im dritten Jahr überraschen zu lassen.
• Brutto und netto gemischt: Einnahmen brutto, Ausgaben netto (oder umgekehrt) — dann stimmt der Gewinn schlicht nicht. Eine Methode wählen und durchziehen.

Meine ehrliche Einschätzung: Ein kleiner Shop mit einem Vertriebskanal und überschaubaren Bewegungen schafft die E/A-Rechnung gut selbst. Sobald aber Amazon, Shopify und PayPal parallel laufen, OSS-Umsätze dazukommen oder du Richtung Kleinunternehmergrenze wächst, wird aus der einfachen Rechnung schnell ein Abstimmungsprojekt.

Selbst machen oder abgeben — und was es kostet

Zur Orientierung ein paar Richtwerte für marktübliche Honorare (je nach Kanzlei, Umfang und Belegqualität): Die Erstellung einer E/A-Rechnung samt Steuererklärungen bewegt sich für kleine Onlinehändler oft im Bereich von etwa 800 bis 2.500 Euro pro Jahr; die laufende Buchhaltung kommt je nach Belegvolumen dazu. Details dazu findest du im Ratgeber Was kostet die Buchhaltung für einen Onlineshop?.

Bei uns läuft das anders als beim klassischen Stundensatz-Modell: Du bekommst nach dem Erstgespräch einen Fixpreis schriftlich — keine Überraschungen am Jahresende. Wir sind auf E-Commerce spezialisiert, kennen Settlement Reports, OSS und Zahlungsanbieter-Abstimmung aus dem täglichen Geschäft und arbeiten zu 100 % remote.

Wenn du deine E/A-Rechnung für den Onlinehandel lieber abgeben willst — oder einfach einmal jemanden drüberschauen lassen möchtest, ob deine Selbermach-Version passt: Buch dir ein kostenloses Erstgespräch. 30 Minuten, ehrliche Einschätzung, keine Verkaufsshow.